Des frais divisés
À 3 dans une voiture, chacun ne conduit qu'un jour sur trois : l'essence, l'usure et le parking sont partagés.
Comment organiser le covoiturage entre collègues
Un covoiturage d'équipe qui tient dans la durée repose sur trois choses : des collègues au trajet compatible, des règles claires dès le départ, et un planning que personne n'a à tenir à la main.
1. Trouver les bons collègues
Cherchez des collègues qui travaillent sur le même site, avec des horaires proches, et qui habitent sur votre trajet (un détour de cinq minutes chaque jour finit toujours par peser). Pour les trouver : le groupe de messagerie du service, l'intranet, un mot à la machine à café, ou votre service RH, qui connaît parfois déjà des volontaires.
À trois ou quatre dans une voiture, chacun ne conduit plus qu'un jour sur trois ou quatre. Au-delà, il faut plusieurs voitures : GoCovoa sait les répartir.
💶 Exemple concret : trois collègues qui habitent à 20 km du travail et y vont 5 jours par semaine. En conduisant chacun son tour, chacun ne prend plus sa voiture qu'un jour sur trois.
Résultat : environ 1 800 € d'économies par an et par personne, et 1,2 tonne de CO₂ évitée chacun. Calculez vos propres économies.
Estimation : 0,30 € par km (carburant et usure), 0,2 kg de CO₂ par km, 45 semaines de travail par an.
2. Fixer les règles avant le premier trajet
- L'heure de départ et le temps d'attente maximum (cinq minutes est un bon repère).
- Le point de départ : le conducteur passe chez chacun, ou tout le monde se retrouve à un point de rendez-vous (parking, arrêt de bus…).
- Les absences : jusqu'à quand prévenir (la veille au soir), et qui remplace le conducteur absent.
- Les frais : chacun son tour sans échange d'argent, ou une participation pour ceux qui ne conduisent pas.
Télétravail, temps partiel, horaires décalés
C'est souvent là qu'un covoiturage entre collègues se complique : les jours de présence changent d'une personne à l'autre. Dans GoCovoa :
- chacun indique une fois ses jours où il ne vient jamais (télétravail, temps partiel) : il n'est jamais désigné conducteur ces jours-là, dans aucun de ses cercles ;
- une absence ponctuelle (réunion à l'extérieur, congé, rendez-vous) se déclare en un clic : si la personne devait conduire, un remplaçant est désigné et prévenu ;
- en horaires décalés (équipes du matin et du soir, 3×8), créez un cercle par horaire : chacun a sa propre rotation.
Le planning reste équitable sur la durée : celui qui n'a pas pu conduire cette semaine reprend son tour plus tard, et la jauge d'équité est visible par tous.
Partager les frais entre collègues
Le plus simple est de conduire chacun son tour : les frais s'équilibrent d'eux-mêmes, sans échange d'argent. Si un collègue n'a pas de voiture, il peut verser une participation par trajet au conducteur qui l'emmène ; GoCovoa la calcule et la garde à jour dans l'onglet Frais du cercle.
La règle à respecter : le covoiturage doit rester sans bénéfice. La loi le définit comme un trajet que le conducteur fait pour son propre compte, avec au plus un partage des frais (article L. 3132-1 du Code des transports).
Assurance et accident de trajet
Assurance auto : l'assurance responsabilité civile obligatoire du conducteur couvre aussi ses passagers en covoiturage, tant que le trajet reste sans bénéfice. Vérifiez simplement que votre contrat prévoit l'usage trajet domicile-travail, ce qui est le cas de la plupart des contrats « promenade et trajet ».
Accident de trajet : pour un salarié, le trajet entre le domicile et le travail est couvert au titre des accidents de trajet, y compris lorsque l'itinéraire comporte un détour lié à un covoiturage régulier (article L. 411-2 du Code de la sécurité sociale).
Le forfait mobilités durables : jusqu'à 600 € par an
Votre employeur peut vous verser le forfait mobilités durables si vous covoiturez pour aller au travail, comme conducteur ou comme passager. Ce n'est pas obligatoire pour lui : renseignez-vous auprès de votre service RH.
- Dans le secteur privé : l'aide est exonérée d'impôt et de cotisations jusqu'à 600 € par an et par salarié, ou 900 € par an au total si votre employeur prend aussi en charge votre abonnement de transport en commun. L'employeur peut vous demander un justificatif ou une attestation sur l'honneur.
- Dans la fonction publique (État, hôpitaux, et collectivités qui l'ont décidé) : le forfait est de 100 € pour 30 à 59 jours de covoiturage dans l'année, 200 € pour 60 à 99 jours et 300 € à partir de 100 jours, sur déclaration sur l'honneur avant le 31 décembre. Pensez à noter vos jours de covoiturage au fil de l'année.
Sources : service-public.fr, forfait mobilités durables dans le secteur privé et dans la fonction publique.
Proposer GoCovoa à votre RH ou à votre CSE
Le covoiturage entre salariés intéresse aussi l'entreprise :
- moins de voitures sur le parking, donc moins de places à financer ou à louer ;
- un meilleur bilan carbone : chaque voiture laissée au garage, ce sont des kilos de CO₂ en moins dans le bilan de l'entreprise ;
- la mobilité des salariés fait partie des sujets que les entreprises d'au moins 50 salariés sur un même site doivent aborder depuis la loi d'orientation des mobilités de 2019 ;
- un outil gratuit et prêt à l'emploi : pas d'installation, chaque équipe crée son cercle en une minute.
Il suffit d'en parler à votre service RH ou à vos élus du CSE, ou de leur transmettre le lien de cette page.